Mitarbeiter einstellen im Handwerk

Mitarbeiter einstellen läuft in sieben Schritten von der offenen Stelle bis zum ersten Arbeitstag. Die ersten fünf entscheiden, ob jemand unterschreibt, die letzten zwei, ob danach alles sauber läuft.

Beim Einstellen im Handwerk zählt die Zeit bis zur Zusage mehr als jede Formalie, weil gute Gesellen meist fest angestellt sind und sich nur nebenbei umsehen. Wer den Rückruf auf die nächste ruhige Woche schiebt, erreicht oft jemanden, der gerade beim schnelleren Betrieb zugesagt hat.

Solange die Stelle offen ist, verteilt sich ihre Arbeit auf die Mannschaft. Überstunden häufen sich, Termine rutschen, und nicht selten fährt der Chef wieder selbst mit raus, statt Angebote zu schreiben. Wie weit das gehen kann, beschreibt der Ratgeber Aufträge ablehnen wegen Personalmangel.

Diesen Teil vor dem Gespräch nehmen wir Handwerks- und Industriebetrieben ab. Den Papierkram danach schafft jeder Betrieb mit der Checkliste weiter unten gut selbst.

Beim Arbeitsvertrag verlangt das Nachweisgesetz, dass der Betrieb die wesentlichen Bedingungen schriftlich festhält, unterschreibt und dem neuen Mitarbeiter aushändigt, § 2 Abs. 1 NachwG. Name und Anschrift beider Seiten, der Lohn mit allen Zuschlägen und die Arbeitszeit müssen spätestens am ersten Arbeitstag vorliegen, Beginn, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit und die Regeln für Überstunden bis zum siebten Kalendertag, alles Übrige wie Urlaub und Kündigungsfristen innerhalb eines Monats.

Am einfachsten ist ein schriftlicher Arbeitsvertrag, der alle diese Angaben enthält und vor dem ersten Tag unterschrieben ist. Dann entfällt der gesonderte Nachweis, § 2 Abs. 5 NachwG. Die Probezeit darf höchstens sechs Monate dauern, und in dieser Zeit können beide Seiten mit zwei Wochen Frist kündigen, § 622 Abs. 3 BGB.

In Textform, also etwa als PDF per Mail, dürfen die Vertragsbedingungen inzwischen auch übermittelt werden, wenn sich das Dokument speichern und ausdrucken lässt und der Betrieb um eine Empfangsbestätigung bittet. Für das Baugewerbe und die anderen Branchen aus § 2a SchwarzArbG gilt das ausdrücklich nicht: Dort muss der Nachweis auf Papier und unterschrieben vorliegen.

Was im Gespräch zugesagt wurde, gehört in den Vertrag: Firmenwagen, Arbeitszeitmodell, Zuschläge, Werkzeug. Wer im Alltag etwas anderes erlebt, als ihm versprochen wurde, ist in der Probezeit schnell wieder weg, und die zwei Wochen Kündigungsfrist gelten dann auch für ihn.

Einen neuen Mitarbeiter meldet der Betrieb bei der Krankenkasse an, bei der dieser versichert ist. Sie ist die Einzugsstelle für Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung, § 28i SGB IV, und die Anmeldung geht mit der ersten folgenden Lohnabrechnung raus, spätestens innerhalb von sechs Wochen nach Beginn, § 6 DEÜV. Bei einem Minijob ist stattdessen die Minijob-Zentrale zuständig.

Im Baugewerbe kommt die Sofortmeldung dazu. Nach § 28a Abs. 4 SGB IV melden Betriebe aus dem Baugewerbe, der Gebäudereinigung, dem Speditions-, Transport- und Logistikgewerbe, der Personenbeförderung und einigen weiteren Branchen den Beginn der Beschäftigung spätestens bei Arbeitsaufnahme an die Datenstelle der Rentenversicherung. Es kommt auf die Branche des Betriebs an, nicht auf den Beruf: Bei einer Spedition gilt das für jeden neuen Berufskraftfahrer, bei einem Bauunternehmen genauso für den Kranfahrer.

Für die Lohnsteuer braucht der Betrieb die steuerliche Identifikationsnummer und das Geburtsdatum des neuen Kollegen. Damit ruft er bei Beginn die elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale beim Bundeszentralamt für Steuern ab, § 39e Abs. 4 EStG, in der Praxis meist über das Lohnbüro oder den Steuerberater.

Unfallversichert ist der neue Mitarbeiter kraft Gesetzes über die Berufsgenossenschaft des Betriebs, § 2 Abs. 1 Nr. 1 SGB VII. Wer zum ersten Mal einstellt, beantragt vorher bei der Bundesagentur für Arbeit eine Betriebsnummer, § 18i SGB IV, denn ohne sie lässt sich keine Meldung erstellen.

Am ersten Arbeitstag steht die Unterweisung im Arbeitsschutz an, denn § 12 Abs. 1 ArbSchG verlangt sie bei der Einstellung, bezogen auf den Arbeitsplatz und während der Arbeitszeit. Die Berufsgenossenschaften schreiben zusätzlich vor, sie zu dokumentieren und mindestens einmal jährlich zu wiederholen, § 4 DGUV Vorschrift 1.

Im Baugewerbe und den anderen Branchen aus § 2a SchwarzArbG muss jeder Beschäftigte bei der Arbeit seinen Personalausweis oder Pass dabeihaben. Der Betrieb weist neue Leute vor dem ersten Einsatz nachweislich und schriftlich darauf hin und hebt diesen Hinweis auf.

Alles Weitere am ersten Tag entscheidet mit, ob der Neue bleibt. Arbeitskleidung, Werkzeug und Schutzausrüstung liegen bereit, ein erfahrener Kollege nimmt ihn mit, und der Chef begrüßt ihn selbst. Wer am ersten Morgen erst nach dem Werkzeug fragen muss, erzählt das abends zu Hause.

Was es kostet, einen Mitarbeiter einzustellen, geht über den Bruttolohn hinaus. Der Betrieb zahlt die Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung gesammelt an die Krankenkasse und trägt davon den Arbeitgeberanteil, § 28e SGB IV.

Dazu kommen Umlagen: für Mutterschaft (U2) unabhängig von der Betriebsgröße, für Krankheit (U1) in Betrieben mit in der Regel nicht mehr als 30 Beschäftigten, Auszubildende nicht mitgezählt, §§ 1 und 7 AAG, außerdem die monatliche Insolvenzgeldumlage, § 358 SGB III. Der Beitrag zur Berufsgenossenschaft richtet sich nach den Löhnen und der Gefahrklasse, § 153 SGB VII.

Nicht auf der Lohnabrechnung stehen Arbeitskleidung, Werkzeug, oft ein Fahrzeug und die Stunden, die ein Kollege in die Einarbeitung steckt. Vor allem aber fehlt dort der Posten, der schon vor der Einstellung anfällt: die Wochen, in denen die Stelle offen bleibt und ihre Arbeit an anderen hängen bleibt.

Eine Checkliste zum Einstellen neuer Mitarbeiter hält fest, was vor der Zusage, beim Vertrag, bei den Meldungen und am ersten Tag erledigt sein muss. Die Punkte lassen sich direkt auf der Seite abhaken.

Beim Einstellen neuer Mitarbeiter übernehmen wir den Teil vor dem Gespräch, der im Tagesgeschäft gern liegen bleibt. Wir erreichen Fachkräfte, die gar nicht aktiv suchen, die Bewerber werden zeitnah persönlich kontaktiert und vorqualifiziert, und der Betrieb bekommt die Kandidaten, die nach den gemeinsam festgelegten Kriterien passen.

Gespräch, Probetag und Entscheidung bleiben beim Betrieb, denn nur er weiß, wer ins Team passt. Bis zur Besetzung vergehen bei unseren Projekten im Durchschnitt rund sechs Wochen, je nach Beruf und Region auch schneller oder langsamer.

Bei der Kurt Buck Baugesellschaft standen Zimmerer, Tischler und Dachdecker acht Monate lang offen, obwohl der Betrieb über Jobbörsen und eine Recruiting-Agentur suchte, deren Bewerber überwiegend keinen Gesellenbrief hatten. Mit einer eigenen Ansprache für Gesellen, Auszubildende und den Kranfahrer brachten unsere Kampagnen 106 Bewerbungen und 10 Einstellungen. Dazu passt, was der Betrieb Bewerbern zusagt: ein Gespräch vor Ort innerhalb einer Woche und die Möglichkeit, vorher zur Probe mitzuarbeiten.